Geachte aanwezigen ,

Chers invités ,

Ik ben aangenaam verrast door jullie talrijke aanwezigheid, waarvoor mijn hartelijke dank.

Er zullen ongetwijfeld bij jullie nog heel wat vraagtekens zijn over mijn taak als Regeringscommissaris voor de interne audit van de federale overheidsdiensten en over de manier waarop ik deze wens in te vullen.

Laat ik jullie evenwel geruststellen. Ik heb geenszins de bedoeling om solo slim te spelen en wil jullie van bij de opstart van het fameuze project rond interne audit betrekken. Daarom heb ik bewust gekozen voor de oprichting van dit overlegplatform. Het is het platform van “de weg vooruit”, waar rekening wordt gehouden met wat is maar vooral wordt gewerkt aan wat moet komen.

Ik heb het genoegen gehad om jullie voorzitters te mogen ontmoeten en om aan de meeste van jullie diensten reeds een werkbezoek af te leggen. En eerlijk gezegd, ik ben aangenaam verrast.

Men had mij gewaarschuwd voor weerstand, terechte weerstand zou ik zeggen.

De invoering van systemen van interne controle en interne audit vergt immers niet alleen organisatorische aanpassingen, maar ook een cultuuromslag. En laat ons niet vergeten dat elke overheidsdienst reeds constant rond de oren wordt geslagen met allerhande controles en inspecties (controleur der vastleggingen, IF, Rekenhof, Minister van Begroting, Parlement).

De ervaringen op het terrein hebben mij evenwel intussen geleerd dat er een enorme goodwill bestaat om, samen met het Regeringscommissariaat en de FOD B&B, de verdere bouwstenen te leggen voor de ontwikkeling van een performant interne controlesysteem. Beter gezegd, beheersingssysteem, met als apotheose een evaluatie door een onafhankelijke interne auditdienst. Maar meer nog, ik heb in de praktijk kunnen vaststellen dat reeds heel wat van jullie diensten over al dan niet gestructureerde organisatie beheersingsystemen beschikken.

Want interne controle biedt ons een vizier op de toekomst. Het is geen controlesysteem zoals ik ze zonet heb geciteerd, maar het is de garantie dat je strategie en doelstellingen worden gerealiseerd.

Sans doute vous avez tous ressenti l’absence d’un Comité d’audit des autoritées fédérales comme un obstacle majeur.  

Le législateur a notamment attribué un rôle crucial au comité d’audit lors de la mise en place des services d’audit internes.

Mais j’ai une bonne nouvelle à vous annoncer. Probablement à ce moment précis , le conseil des ministres approuvera la désignation des 7 membres de la CAAF. Sans aucun doute, un pas plus que historique.

Ook de opstart van dit overlegplatform beschouw ik als een mijlpaal. Ik herhaal dat het Regeringscommissariaat haar taak wil vervullen SAMEN met de 22 overheidsdiensten die binnen zijn audituniversum vallen. Participatie en respect voor de eigenheid van elke dienst zijn voor mij sleutelbegrippen bij de uitvoering van mijn wettelijke taak. Maar diversiteit betekent ook dat er verschillende ervaringen zijn en het samenbrengen ervan kan alleen maar verrijkend zijn. Het platform dat we hier vandaag opstarten is daarom ook een uitwisseling tussen technici.

U zal intussen gemerkt hebben dat er hier vandaag op het eerste zicht een aantal “vreemde eenden in de bijt zitten”. En ja, ik kijk naar de Korpschef van de Inspectie van Financiën en naar de vertegenwoordiger van het Rekenhof.

Dames en Heren, het is een bewuste en juiste keuze om deze instanties van bij het begin te betrekken bij ons project. Zij zijn immers, elk vanuit hun eigen finaliteit, onze partners en een onderdeel van de controle- en auditpuzzel. 

En nu kom ik stilaan tot de essentie. Hoe kunnen wij ons mega-project aanpakken ?

Ik heb niet alleen reeds goed geluisterd naar jullie desiderata, maar ik heb mij ook reeds laten inlichten over de stand van zaken wat betreft interne controle en interne audit in jullie onderscheiden departementen. Niet door middel van infiltratiepraktijken maar aan de hand van de misschien oorspronkelijk niet zo gesmaakte vragenlijsten. Ik wens jullie vandaag persoonlijk nogmaals hartelijk te danken voor jullie medewerking hieraan.

Het antwoord op deze vragenlijsten geeft ons immers een bijzonder goed beeld over de stand van zaken en de behoeften op het terrein.

En wat kunnen we hieruit afleiden ?

Er is een behoefte aan een draaiboek inzake interne controle en aan een soort alfabet. Niet alleen voor beginners, maar ook voor de gevorderden onder jullie.

Het is niet dat er tot op heden nog geen handleidingen bestaan, maar niet op maat van de federale overheid.

Voorts bestaat een algemene behoefte aan individuele support en coaching in de voor sommigen nog onontgonnen en voor anderen reeds geëxploiteerde terreinen van interne controle en interne audit. 

Ik noteer ook een nood aan basisopleiding en voortgezette opleiding in deze domeinen.

De vragenlijsten en werkbezoeken hebben mij tevens geleerd dat er een zekere “ongerustheid” bestaat over het toekomstig statuut van de auditoren.

En wie is er niet nieuwsgierig naar de vorderingen die zijn dienst al gemaakt heeft ? Wie zou niet graag eens de maturiteit van zijn dienst meten ?

Dames en Heren, de Regeringscommissaris zal voor dit alles een faciliterende rol opnemen, hetzij door zelf initiatieven te ontwikkelen hetzij door voorstellen te formuleren aan de FOD Ambtenarenzaken.

Maar we moeten ons samen focussen op de kern van de zaak en op de hoogste meerwaarde. We moeten ons vooral er zelf voor behoeden dat onze aanpak al te instrumentalistisch wordt.

Ikzelf beschik over een kabinet van 8 inhoudelijke gedreven medewerkers. Zij staan onvoorwaardelijk te uwer beschikking. Daarnaast kan u ook rekenen op de professionele ondersteuning van het bescheiden team van 4 mensen van Management Support van de FOD B&B.

Ik ben evenwel realistisch genoeg om te beseffen dat wij met deze bezetting niet aan al uw behoeften kunnen voldoen. Daarom zullen wij ook beroep doen op externe consultants.

La plate forme de concertation va jouer un rôle crucial dans la mise en place et l’optimalisation du projet du contrôle interne et d’audit interne.

Il n’incombe à mon avis pas au Commissaire du Gouvernement de stipuler unilatéralement quels sont vos besoins et comment y remédier.

Wij zijn er DOOR jullie en VOOR jullie.

Regeringscommissaris Guido De Padt (Open VLD) wil de federale overheid een kader aanbieden voor de aanpak van (interne) fraude bij de verschillende administraties. Dat stelde hij tijdens een gedachtewisseling in de Commissie Financiën en Begroting in het federaal parlement op woensdag 20 januari 2010. “Er ontbreekt vandaag namelijk een algemeen raamwerk voor het vaststellen en gepast reageren op mogelijke interne fraude binnen de federale overheid. Bovendien zijn de bevoegdheden inzake de aanpak zeer versnipperd. Er is dus dringend nood aan coördinatie en daar wil ik werk van maken”, aldus De Padt.

In eerste instantie is er nood om risico’s en problemen op het vlak van integriteit gestructureerd aan te pakken. Dit kan ondermeer door frauderisicoanalyses uit voeren. Maar ook door het inbouwen van maatregelen in processen en structuren. Tot slot moeten ook acties en sensibilisering voorzien worden rondom waarden en normen. “Tot op heden is de focus te zeer gericht op repressie. Ik wil ook de noodzakelijke aandacht besteden aan preventie”, stelt de Regeringscommissaris. “Voorkomen is  namelijk beter dan genezen”.

Daarnaast moet ook een kader voorzien worden dat voor alle ambtenaren  bepaalt wat wel en niet gedaan mag worden wanneer een fout ontdekt wordt, zonder daarbij het eventuele gerechtelijk onderzoek te hinderen. “Dat is niet altijd een evidentie” merkt De Padt op. “Tot op heden ontbreekt in de regelgeving iedere concrete bepaling daaromtrent. Vandaar de noodzaak aan duidelijke afspraken. Hierin kan dan ook de rol van de auditdiensten vastgelegd worden.

Tijdens de gedachtewisseling gaf de Regeringscommissaris ook tekst en uitleg bij de andere elementen uit zijn actieplan om interne controle en audit ingang te laten vinden binnen de federale administratie. Zo wil hij ondermeer opleidingen voorzien, draaiboeken aanreiken, een overlegplatform oprichten …

De uitvoering van dit actieplan, samen met het bewerkstelligen van de noodzakelijke cultuuromslag, zijn uiteraard een project van lange adem. Gelukkig bleken de aanwezige parlementairen tijdens de gedachtewisseling overtuigd van de meerwaarde van het project “En terecht “, stelt De Padt. “De uitdagingen zijn groot, maar de winsten die het kan verwezenlijken zijn nog groter.“

Mijn hart klopt voor deze stad

De cijfers spreken voor zich. Bijna 60 procent van de ondervraagde Geraardsbergenaars wil De Padt als burgemeester. Amper 19 procent wil dat huidig burgemeester De Chou op post blijft, 21 procent maakte geen keuze. Hoe reageren winnaar en verliezer op deze markante uitslag?

Burgemeester De Chou weet dat zijn coalitiegenoot De Padt veel populairder is. ‘Maar tot nader order wordt een burgemeester niet rechtstreeks verkozen. Dat zou inderdaad een populariteitspoll worden en van de politici een heel andere ingesteldheid vragen. Nu zijn het de partijen die na de verkiezing een burgemeester aanduiden, niet de kiezer.’

Volgens De Chou is De Padt een beroepspoliticus die zich weet te profileren. Zelf ziet De Chou zich eerder als een werkpaard, geen paradepaard. ‘Ik leg nooit ronkende verklaringen af of doe geen loze voorstellen. Ik ben een dossiervreter en ken die door en door.’

Blitser imago

De entourage van de burgemeester raadde hem al vaker aan om meer naar buiten te komen. Moderne communicatiemiddelen zoals een eigen website en een pagina op Facebook zouden de burgemeester een wat blitser imago kunnen bezorgen.

‘Ik weet dat het als politicus belangrijk is om zich te profileren, maar voor mij hoeft dat niet. Ik heb mijn eigen stijl. Ik beschouw mijn opdracht als burgemeester als een voltijdse baan, die veel inzet vraagt.’

De Chou benadrukt overigens dat hij zich bij verkiezingen nooit als uitgesproken kandidaat voor het burgemeestersschap heeft opgeworpen. ‘Het was telkens de partij die mij naar voren schoof.’

De Chou is overigens nog niet van plan om de handdoek in de ring te gooien. ‘Er zijn nog heel veel plannen om uit te voeren. De voorbije jaren zorgde ik er mee voor dat de stadsadministratie en brandweer een nieuw onderkomen kregen. Momenteel wordt het politiekantoor verbouwd en we moeten zeker ook nog een nieuwe bibliotheek bouwen.’

Voor De Padt klinkt de uitslag als muziek in de oren. ‘Dit is een opsteker en betekent dat de Geraardsbergenaars het appreciëren nu ik in de lokale politiek weer heel actief ben. Mijn hart klopt voor deze stad, het is mijn biotoop en ik heb er alles voor over.’

Volgens De Padt is zijn uitstekende score ook een bewijs dat hij voor iedereen bereikbaar is, zich inzet voor de deelgemeenten en de verenigingen. ‘Maar ik blijf met mijn voetjes op de grond. De uitslag is wel een forse stimulans om door te gaan.’

De Padt meent ook dat enkele recente projecten de Geraardsbergenaars gunstig hebben gestemd. ‘Er was de start van het regionaal toerismekantoor De Permanensje. Voordien was er de renovatie van de kaaien in het stadscentrum. Er gebeurt dus heel wat in Geraardsbergen, maar is er nog veel onontgonnen terrein en er staan nog veel dossiers op stapel.’ De Padt wil niet alleen als schepen van Cultuur maar ook als OCMW-voorzitter nog heel wat realiseren. ‘Ik zie binnen het OCMW elke dag mensen die in ellendige omstandigheden leven. We moeten nog meer aandacht hebben voor deze burgers en ervoor zorgen dat ze niet uit de boot vallen.’

De botsing van twee politieke werelden

Guido De Padt (Open VLD) en Freddy De Chou (SP.A) zijn elkaars tegenpolen. De flamboyante De Padt schuwt de straffe uitspraken en blitse voorstellen niet en weet de media handig te bespelen. De Chou werkt intussen in stilte verder.

De Geraardsbergenaars hebben het volgens onze poll meer voor de directe stijl van de blauwe eminentie dan voor de sobere werkkracht van de socialistische voorman. Het is de botsing van twee politieke werelden.

Het bevestigt de verkiezingsuitslag van 2006, toen De Padt 4.007 voorkeursstemmen kreeg en De Chou strandde op 2.976 stemmen.

Maar omdat de SP.A met minder dan 1 procent verschil toch de grootste partij werd, ging de burgemeesterssjerp tegen alle verwachtingen in naar De Chou. Voor hem werd het een tweede mandaat als eerste burger van de stad. Stemmenkanon De Padt bleef verweesd achter en likte zijn wonden.

De Padt kwam sterker terug dan ooit. Hij werd zelfs even minister, is nu regeringscommissaris en als schepen en OCMW-voorzitter ook lokaal weer stevig verankerd. De Padt is klaar om opnieuw Geraardsbergen te leiden.

De Chou heeft ook nog ambitie voor 2012 maar schuift toch meer de jonge generatie naar voren om met De Padt te duelleren voor het burgemeestersschap.

Voor De Chou hoeft het ook niet meer zo nodig. De man heeft er een indrukwekkende politieke carrière opzitten.

Hij begon als gemeenteraadslid in Schendelbeke, schoof na de fusie door naar de gemeenteraad van Geraardsbergen, werd provincieraadslid en is nu aan zijn tweede ambtstermijn bezig als burgemeester. Wie doet beter?

Wellicht De Padt, die zich met zijn nationale en regionale mandaten, waaronder de door hem fel gekoesterde burgemeesterssjerp, opwerpt als het uithangbord van Geraardsbergen.

Wie het haalt in 2012, dat is koffiedik kijken. Maar zoals de zaken er nu voorstaan, stevent De Padt opnieuw af op een monsterscore.

Tenzij de socialisten of de oppositie erin slagen om de blauwe excellentie een pad in de korf te zetten en met een sterke tegenkandidaat alsnog de sjerp pakken.

Belangrijke instrumenten om tot een slagvaardige en performante overheid te komen zijn namelijk interne controle (organisatiebeheersing) en interne audit (sluitstuk interne controle en drijvende kracht om het systeem uit te bouwen). Meten is immers weten! Daarmee gepaard gaan natuurlijk meer autonomie voor onze overheidsdiensten, gekoppeld aan meer verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht. Dit alles in het kader van responsabilisering en zelfcontrole.

Het doel is niet alleen een efficiënte en effectieve overheid, maar ook een economisch, ethisch en ecologisch verantwoord optreden, gericht op de klant. Dit kan ondermeer via depolitisering, informatisering, digitalisering en de aanpassing van het teveel aan (rigide) regels, samen met de noodzakelijke besparingen. Een extra drijfveer voor de modernisering van onze overheid ligt in het verhogen van de kwaliteit. Daar ligt onze concurrentiekracht en is er zeker ruimte voor verbetering.

Het probleem van de Belgische overheid is de vaststelling dat de kostprijs niet in verhouding staat tot de geleverde diensten. Interne controle en audit kunnen het probleem niet alleen detecteren, maar ook oplossingen aanreiken. Met die oplossingen kunnen we de federale overheid hervormen. Maar deze hervormingen mogen niet beperkt blijven tot het federale niveau. Onze staat dient immers hervormd te worden over alle niveaus heen. Daarbij moet gestreefd worden naar een betere bevoegdheidsverdeling en betere samenwerking tussen de verschillende niveaus. Er moet bijvoorbeeld een einde komen aan het consumptiefederalisme. Die fiscale responsabilisering kan bereikt worden door de financieringswet aan te passen.

Het doel van al deze hervormingen moet een win-win-win situatie zijn, zowel voor de burger, de gemeenschappen en de gewesten, als voor de federale overheid. De geprefereerde methode is het gestructureerd overleg tussen alle betrokken actoren. Het gaat dan uiteraard om lange termijn denken en om een stapsgewijs proces met permanente evaluatie en verbetering. Dit alles in een sfeer van vertrouwen en loyaliteit. Dat is de uitdaging waar we voor staan. Iedereen kan daar wel bij varen: de Vlaming, de Waal, en de Brusselaar!

Wel, laat ons dan misschien eerst beginnen bij mijn wettelijke opdracht. Mijn aanstellingsbesluit van 17 juli 2009 formuleert die o.a. als volgt : “een voorstel doen van proces voor de invoering van interne audit”.
Eigenlijk zou je dit gemakkelijk kunnen vergelijken met bandwerk in een fabriek, bijvoorbeeld een autofabriek. Bij het opstarten van een productielijn moeten er productie- en veiligheidsprocedures worden afgesproken die ervoor zorgen dat elk onderdeeltje van de wagen correct en veilig geïnstalleerd wordt en dat de wagen tijdig van de band rolt. In managementjargon noemt met deze procedures “de interne controle” of “risicobeheersing”.
Maar zo een interne controle op zich volstaat niet. De autofabrikant mag namelijk niet wachten tot er een panne is in de productielijn of tot er een arbeidsongeval gebeurt. Er moet regelmatig door een onafhankelijke dienst gecheckt worden of de productie- en veiligheidsprocedures correct nageleefd worden en of er ook wel efficiënt gewerkt wordt. Hier spreken we dan van “interne audit”.
Audit staat eigenlijk voor analyse en aanbeveling en is een instrument voor het management om ervoor te zorgen dat het morgen beter gaat.
In de privé-sector is audit reeds jarenlang ingebed in de structuren van de meeste bedrijven.
Doch wat de overheidssector betreft, ligt er nog heel wat werk op de plank. Daar bestaat nog geen echte auditcultuur.
De tijd dat de overheid enkel beoordeeld wordt op het feit of haar beslissingen wel wettig en rechtmatig zijn, is al lang voorbij. De overheid moet aan de burger de garantie bieden op een goed openbaar bestuur, op doeltreffendheid en klantvriendelijkheid. De overheid is er immers voor de burger en niet omgekeerd.
En om te kunnen analyseren of de overheid het wel goed doet, zijn nu net de processen van interne controle en audit ontwikkeld.
Welnu, het is mijn taak om deze systemen te laten invoeren bij de 22 federale overheidsdiensten waarvoor ik bevoegd ben.

-hoeveel mensen werken er bij en voor de federale overheid? grote departementen? Deel van de totale begroting?

Bij de federale overheid werken iets meer dan 142.000 mensen. Daarvan werken er een kleine 40.000 voor het leger, 15.000 bij de federale politie en 12.000 in de rechtbanken. Van de overige 75.000 werken er ongeveer 60.000 bij de Ministeries. Het Ministerie van Financiën neemt met 30.000 ambtenaren ongeveer de helft van die tewerkstelling voor zijn rekening. Daarnaast zijn de belangrijkste werkgevers het Ministerie van Justitie (12.500 werknemers), het Ministerie van Binnenlandse Zaken (5.000) en het Ministerie van Economie (2.500). Buiten de ministeries werken er bij de federale overheid nog ongeveer 15.000 personen bij een dertigtal specifieke instellingen zoals het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid, het Federaal Agentschap voor de opvang van Asielzoekers of het KMI.

In de instellingen van de sociale zekerheid zoals de RVA en het RIZIV zijn er daarnaast nog een kleine 15.000 personen actief. Wanneer we de federale overheid en de sociale zekerheid samentellen, heeft de federale overheid dus zeggingschap over ongeveer 157.000 werknemers. Dat is bijna 20 % van het totaal van 787.000 personen die in ons land in overheidsdienst werken.

Bij de regionale overheden (Vlaanderen, Wallonië, Brussel, Duitstalige Gemeenschap) werken immers nog eens 343.000 personen (44% vh totaal), voornamelijk in het onderwijs. Bij de steden en gemeenten, OCMW’s en provincies, ten slotte, zijn er 287.000 mensen aan de slag (36%).

De uitgaven voor de werking van de federale overheidsdiensten en de instellingen van de sociale zekerheid bedragen iets minder dan 10% van de totale overheidsuitgaven (15 mld euro op 159 mld euro). [Dit is logisch want ongeveer de helft van de overheidsuitgaven gaat naar sociale uitkeringen (pensioenen, werkloosheid, gezondheidszorg, kinderbijslag).]

-wanneer werkt een overheidsdienst efficiënt?

De burger verdient het dat de diverse overheidsdiensten efficiënter gaan werken. Wij zullen ook onderzoeken of er niet met minder middelen even goed of zelfs nog beter kan worden gewerkt. In tijden van economische crisis zou het immers onverantwoord zijn dat overheidsdiensten niet doelmatig met overheidsgeld omspringen.
Maar zoals ik reeds eerder aanhaalde, staat de burger voor mij nog altijd centraal. De burger is de klant van de overheid en moet correct bejegend worden. Ik heb dan ook het voornemen om als een soort “ombudsman” een aantal dienstverleningen van de overheid in kaart te brengen en te laten nagaan of het niet beter kan. De burger zal hierbij ook betrokken worden in die zin dat ik een meldpunt op mijn website zal voorzien.

Een overheidsdienst werkt efficiënt wanneer hij zijn opdracht correct vervult met een zo klein mogelijke inzet van belastingsgeld.

-onderzoeken de diensten niet voortdurend deze efficiëntie, zoals de meeste organisaties? welke zijn de huidige instrumenten van personeelsbeleid (selectie, beoordeling, beloning..)

In een ideale wereld zouden overheidsdiensten inderdaad constant bezig moeten zijn met het verbeteren van hun efficiëntie. Je werkt tenslotte met andermans belastinggeld. Streven naar efficiëntie zou in die omstandigheden een morele plicht moeten zijn.

Helaas is de werkelijkheid soms anders. Reden daarvoor is dat overheidsdiensten niet onmiddellijk geconfronteerd worden met de gevolgen van hun eventuele inefficiëntie. In de privé-sector leidt dit onmiddellijk tot hogere kosten en dus ook tot hogere prijzen dan een concurrent. In de overheidssector zijn er meestal geen concurrenten en worden diensten gratis aangeboden. Inefficiënties komen daardoor alleen sluipend tot uiting onder de vorm van een steeds zwaardere belastingdruk voor een nauwelijks betere dienstverlening.

Een aantal instrumenten kunnen helpen om ervoor te zorgen dat overheidsdiensten toch efficiënter gaan werken.

Een eerste instrument is de begroting elk jaar opnieuw van nul af opbouwen. Dat wil zeggen dat je van elke euro die wordt uitgegeven, je gaat afvragen of die nog wel nodig is en of hij nog wel goed wordt besteed.

Een tweede instrument is het structureel invoeren van onafhankelijke auditdiensten die overheidsdiensten in de diepte analyseren en eventuele inefficiënties rapporteren, niet enkel aan de leidinggevende, maar ook aan een onafhankelijk audit-comité dat op zijn beurt rapporteert aan de Ministerraad.

Een derde instrument ten slotte is het responsabiliseren van de leidinggevende van een overheidsdienst om een bepaalde concrete efficiëntie-doelstelling te halen: zoveel beter presteren, met zoveel minder middelen. Voor dit laatste moeten die leidinggevenden echter ook kunnen beschikken over meer performante instrumenten van personeelsbeleid. Op dit moment is het ambtenarenstatuut nog te rigide.

-blijft de overheidsadministratie steken in het wat populair beeld: teveel medewerkers, zware invloed van de politieke partijen?

In dat beeld zit natuurlijk een grond van waarheid. Door de bank genomen zijn onze overheidsdiensten nog te log en hebben ambtenaren nog te vaak een uitgesproken politieke kleur. Een historische last die we nog altijd meedragen.

Anderzijds is het gevaarlijk van te veralgemenen. Er zijn ministeries  die uitstekend draaien, waar veel aandacht is voor efficiëntie en effectiviteit en ook binnen ministeries  zijn er vaak efficiënte en minder efficiënte afdelingen.

Het is zaak om via efficiëntiepacten met elke overheidsdienst de grootste inefficiënties te identificeren en daar gericht op te werken. Een onafhankelijke audit-dienst moet dan op een objectieve wijze opvolgen of de efficiëntiedoelstellingen wel degelijk worden gehaald.

-welke middelen en mensen hebt u voor dit onderzoek?

We hebben momenteel een team van een tiental experts die de auditstructuren moeten helpen uittekenen en op gang brengen en de efficiëntiepacten met de ministeries uitwerken.

Daarnaast moeten we ervoor zorgen dat de toekomstige interne audit-diensten zoveel als mogelijk bemand worden door bestaand personeel dat specifiek voor interne audit wordt opgeleid. We willen niet nog eens zoveel nieuwe ambtenaren aanstellen…

-is de werkwijze al vastgelegd en werd met de uitwerking gestart?

We hebben ons actieplan opgesteld en zijn, als een eerste stap, al volop bezig met de oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid, het onafhankelijke orgaan waaraan alle Interne Audit-diensten in de toekomst zullen rapporteren.

Tegelijkertijd zullen wij al een aantal eerste transversale audits laten uitvoeren en zullen wij efficiëntieplannen uitwerken met de verschillende overheidsdiensten en deze op basis van een geharmoniseerde methode opvolgen.

-wanneer moeten resultaten bekend zijn?

Nu zijn we nog volop in de opstartfase, maar in de komende jaren zouden de resultaten steeds tastbaarder moeten worden. Meer personeel dat vrijkomt om taken te vervullen die voor de burger belangrijker zijn, meer middelen die vrijkomen om te besteden aan andere sociale noden of om de belastingen te verlagen. Soms moet je eerst goed zaaien om later rijkelijk te kunnen oogsten.

-het feit dat u toegevoegd bent aan de Minister van begroting betekent dat de regering effecten verwachten voor deze en toekomstige begrotingen?

Ik ga er inderdaad vanuit dat alles wat wij nu ondernemen op het vlak van efficiëntie en interne audit in de toekomst een toenemend positief effect zal hebben op de begroting. In die zin is het niet meer dan logisch dat ik ben toegevoegd aan Minister Vanhengel.

-er zijn ook andere regeringsleden (staatsecretarissen Devlies en Clerfayt) bezig met fiscale fraude, modernisering van Financiën…). Hoe is dit onderling afgestemd?

Die twee zaken zijn duidelijk gescheiden. Onze taak is voornamelijk ervoor te zorgen dat de overheid haar centen efficiënter en effectiever besteedt. De taak van Devlies en Clerfayt gaat er vooral om te zorgen dat de overheid de centen binnenkrijgt die ze moet binnenkrijgen.

-ik herinner me nog vaag dat een vroegere Eerste Minister (Tindemans?) via de TV aan de burgers vroeg om verspillingen of mogelijke besparingen binnen de overheid, te laten weten…Gaat u de burger betrekken?

Ik ben ervan overtuigd dat burgers, bedrijven, verenigingen, maar ook en vooral de ambtenaren zélf ons heel wat informatie kunnen geven over inefficiënties binnen bepaalde overheidsdiensten. Zij weten immers hoe een overheidsdienst op het terrein werkt.

Ik ben dan ook van plan een soort efficiëntie-meldpunt te integreren in mijn website en mensen kunnen mij natuurlijk ook altijd e-mailen, een brief schrijven of bellen. Ik ben ervan overtuigd dat ik hier veel inspiratie zal uit kunnen halen.

-Hoe kan de burger nu zijn recht op een degelijke dienstverlening van de overheid, waar maken?

Wie wordt geconfronteerd met slechte dienstverlening of wantoestanden allerhande kan dit altijd melden aan de ombudsdiensten van de federale overheid. Zij ondernemen dan actie om het concrete probleem te verhelpen. Maar de mensen mogen mij altijd in cc zetten van hun klacht zodat wij het probleem structureel kunnen aanpakken.

-De vraag of je lid bent van de regering…of is het overleg beperkt tot de bevoegde Minister van begroting?

Een regeringscommissaris heeft een speciaal statuut en is toegevoegd aan een minister. Om goed op de hoogte te blijven van alles wat er reilt en zeilt binnen de regering, hebben we dan ook een intens contact met onze voogdijminister en onderhouden we goede contacten met de andere vakministers. Wanneer we eigen dossiers naar de ministerraad brengen, gaan we die desgevraagd uiteraard zelf verdedigen.

Veel belangrijker dan mijn titel is echter om me in de komende jaren nuttig te maken voor alle burgers door te zorgen voor een efficiëntere overheid. Als me dat lukt, ben ik een tevreden regeringscommissaris

De idee van invoering van interne risicobeheersing en interne audit binnen de federale overheid is echter niet nieuw. Zij vormen het sluitstuk van de in 1999 opgestarte Copernicushervorming, die de ambitie had meer autonomie en responsabilisering van het overheidsmanagement en van het ambtenarenkorps in het algemeen te bewerkstelligen. Government Governance werd meer dan het zich beperken tot het louter uitvoering geven aan wetten en reglementen. Voortaan diende een deugdelijk Government Governance ook om de overheidsdiensten te sturen, te beheersen en er toezicht op te houden. De efficiënte realisatie van de strategische en operationele doelstellingen en de verantwoording van de behaalde resultaten werden hierbij de kernbegrippen. Beheersing van de overheidsprocessen via een doorgedreven interne controle en risicobeheersing is hierbij dan van essentieel belang. Vanuit die filosofie ontstond de nood aan een meer gestructureerde doorlichtingsmethodologie en werd in de periode 2001 – 2002 de oprichting van stafdiensten Interne Audit reglementair vastgelegd en zou per departement een Auditcomité opgericht worden. Hun oprichting bleef echter in overgrote mate dode letter.

Met de publicatie in 2007 van de koninklijke besluiten “Auditcomité“, “Interne Auditactiviteiten” en “Interne Controle” is dan de basis gelegd voor een doorstart en werd het landschap terzake ook enigszins hertekend. Zo werd het toepassingsgebied van de interne audit uitgebreid tot de FOD’s, de POD’s, het Ministerie van Landsverdediging en een aantal parastatalen van categorie A (FAVV, Fedasil, PDOS, FAGG, Regie der Gebouwen), en werd in de plaats van een Auditcomité per overheidsdienst voorzien in de oprichting van één centraal Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO) waaraan de verschillende Interne Auditdiensten dan dienen te rapporteren. Zelf legt het Auditcomité van de Federale Overheid rechtstreeks verantwoording af aan de Ministerraad.

Dat voor het op gang brengen van interne risicobeheersing en interne auditactiviteiten koninklijke besluiten nodig zijn, toont wellicht aan dat de noodzakelijke cultuuromslag die deugdelijk bestuur veronderstelt, lang nog geen evidentie is en er m.a.w. nog heel wat werk voor de boeg ligt, de enkele uitonderingen niet te na gesproken uiteraard. Dit heeft ongetwijfeld te maken met het feit dat bij velen de notie van audit nog steeds negatief geconnoteerd is, zeker wanneer deze in verband wordt gebracht met interne controle. Dit laatste doet namelijk dan weer te veel denken aan evaluatie van het eigen kunnen. Niets is echter minder waar. Het is dan ook van het grootste belang dat de interne controle- en auditactiviteiten binnen de juiste context van het overheidsfunctioneren worden geplaatst, met name als managementtools voor de leidende ambtenaren (een partner in management dus) en niet als evaluatietools tegen diezelfde ambtenaren. In die zin is interne risicobeheersing een correctere benaming voor interne controle, namelijk als (management)instrument dat ertoe bijdraagt de overheidsorganisatie (nog) beter in de hand te houden. De interne auditactiviteiten dienen dan weer als monitoring voor het management om zich ervan te verzekeren dat de ingevoerde maatregelen van interne risicobeheersing voldoende zijn, zodat de vooropgestelde doelstellingen zonder noemenswaardige problemen gehaald zullen kunnen worden. Daarbij hoeft interne audit niet uitsluitend aan het einde van een proces tussen te komen. Ook bij het begin van een proces kan interne audit zijn rol spelen. Uiteraard kan dit dan niet onder de vorm van audit in de strikte zin van het woord, zoniet riskeert de auditor zowel rechter als partij te zijn. Het tussenkomen aan de voorkant van een proces dient dan meer om mogelijke alternatieven te formuleren, waaruit het management of de projectleider dan een gefundeerde keuze kan doen.

In ieder geval is één zaak duidelijk: binnen de overheid dient audit zijn bestraffend imago van zich af te gooien, en zijn rol van analyse en aanbeveling voor het management volwaardig op te nemen. Is dit immers niet waar het uiteindelijk om draait, namelijk ervoor zorgen dat via een maximale risicobeheersing de dienstverlening aan de burger, de klant zo men wil, op een zo transparant, integer, kwaliteitsvol, doeltreffend en doelmatig mogelijke manier verleend wordt. Dat de Regering hiervoor een uitdrukkelijk mandaat aan de Regeringscommissaris heeft verleend, onderstreept enkel het belang dat hieraan gegeven wordt.

De belangrijkste uitdagingen op korte termijn zijn niet onaanzienlijk. In eerste instantie dient werk te worden gemaakt van de oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid. Het Auditcomité fungeert als adviesorgaan van de Ministerraad en licht deze in over de betrouwbaarheid van de interne risicobeheerssystemen die in de departementen worden gehanteerd om de doelstellingen van de Regering te bereiken. Tegelijkertijd waarschuwt het Comité als het meent dat de informatie die de overheidsdiensten produceren of verspreiden, het beslissingsproces op het niveau van de federale Regering vervalst en als het meent dat hun financiële en beheersinformatie geen getrouw beeld geeft van de toestand of dat de heersende normen niet nageleefd worden. Hiertoe zal het Auditcomité zich baseren op de interne auditactiviteiten die binnen de overheidsdiensten zijn uitgevoerd. Het waarborgt met andere woorden de onafhankelijkheid, de doeltreffendheid en de kwaliteit van de interne auditactiviteiten en ziet erop toe dat de aanbevelingen binnen de gepaste tijd en op het geëigende niveau worden genomen.
Van het grootste belang is dat het Auditcomité zijn opdrachten zo uitoefent dat het bijdraagt tot het deugdelijk bestuur (good governance) van de overheidsdiensten en tot de versterking van de controleketen en de beheersing van de risico’s binnen diezelfde departementen.
Het lijdt tenslotte geen twijfel dat één van de sleutelfactoren voor het slagen van het Auditcomité is dat het kan functioneren in een sfeer van onafhankelijkheid, objectiviteit, ervaring, expertise en beschikbaarheid. Hiertoe onderschrijft het Auditcomité dan ook de internationale beroepsnormen die erkend zijn inzake interne auditpraktijk.

Vervolgens zullen in de verschillende overheidsdiensten de interne auditactiviteiten opgestart dienen te worden. Hiertoe zal in overleg met de Voorzitters vooreerst een noodzakelijke en taboeloze inventarisatie dienen te gebeuren van de huidig reeds aanwezig zijnde auditpraktijken en zal een concrete tijdslijn afgesproken moeten worden. Belangrijk in deze fase is eveneens de bewustwording dat interne risicobeheersing en interne audit partners in management (moeten) zijn. Tegelijkertijd dient gestreefd te worden naar maximale efficiëntiewinsten. Anders geformuleerd: waar kan met minder of een efficiëntere inzet van middelen moet een even goede, zoniet (ver)beter(d)e dienstverlening aan de burger aangeboden worden. In die zin is het vandaag hoog tijd dat de Regering de hand uitsteekt naar de leidinggevende ambtenaren van de verschillende overheidsdiensten en met elk van hen een efficiëntieplan afspreekt. Hierin zouden niet enkel afspraken gemaakt moeten worden over de te realiseren efficiëntiewinsten, maar evenzeer over de middelen die bij aanvang nodig zouden zijn om deze efficiëntiewinsten te realiseren. Het halen van de overeengekomen efficiëntiedoelstellingen zou overigens een belangrijk onderdeel moeten uitmaken van de evaluatie van de leidinggevenden. Het Regeringscommissariaat zal hiertoe de efficiëntieplannen helpen onderbouwen door het aanreiken van adequate meetinstrumenten en –methodes en met duidelijke afspraken die vervolgens verder opgevolgd worden door objectieve auditdiensten. Niet onbelangrijk is dat hierbij tevens een diepgaande reflexie gevoerd moet worden omtrent de rol die de ex ante controle, zoals die vandaag door de Inspectie van Financiën uitgeoefend wordt, hierbij nog speelt of zou kunnen spelen. Voorafgaande voorwaarde lijkt in ieder geval te zijn dat een verschuiving van een ex ante naar een ex post controle pas kan indien de overheidsdiensten beschikken over een degelijke risicobeheersing en een goed uitgebouwde interne audit.

Een volgend bijzonder aandachtspunt in het implementatieproces van de interne auditactiviteiten is de noodzaak aan voldoende personele competenties en middelen. Zoals zovele andere activiteiten staat of valt de kwaliteit van de output van de uitgevoerde auditactiviteiten met de aan- of afwezigheid van de nodige competenties. Een degelijke opleiding, een professionele omkadering en voldoende doorgroeiperspectieven voor de interne auditoren zijn hier met andere woorden van essentieel belang.

Tenslotte zal het Regeringscommissariaat ook een taak als transversale auditor op zich nemen. Meer dan ooit is immers in tijden van budgettaire orthodoxie nood aan introspectie van de eigen uitgaven. Niet om blindelings te snijden, maar wel om op een manageriaal verantwoorde wijze de middelen zo efficiënt en risicoloos mogelijk aan te wenden.

De uitdagingen zijn dus groot, maar de efficiëntiewinsten die het met zich mee kan brengen, zijn zo mogelijk nog groter: voor de burger-belastingbetaler wiens dienstverlening efficiënter wordt, voor de ambtenaar wiens uitgevoerde werk naar waarde geschat kan worden, voor de leidinggevenden die de zekerheid hebben dat hun organisatie op doeltreffende wijze gestuurd en beheerd wordt, en tenslotte ook voor het imago van de overheidsdiensten zelf.

Wie efficiëntiewinsten zegt, zegt echter ook: even goed of beter doen met minder mensen. We moeten daar geen doekjes om winden.

De vergrijzing van het overheidspersoneel biedt in dat opzicht een historische opportuniteit. Om het personeelseffectief te verminderen volstaat het een deel van diegenen die met pensioen gaan niet te vervangen. In de voorbije dagen spraken vicepremier Steven Vanackere en minister Vincent Van Quickenborne zich al in die richting uit. In de komende tien jaar zouden 15.000 van de 80.000 jobs bij de federale overheid kunnen verdwijnen zonder sociale tol door een politiek van selectieve niet-vervanging.

Minstens even belangrijk als het aantal niet-vervangingen, is echter de keuze van wáár in de overheidsdiensten moet worden vervangen en waar niet of nauwelijks. Het lijkt ons op dit ogenblik bijvoorbeeld niet aangewezen vertrekkende cipiers of wijkagenten niet te vervangen. Anders ligt dat voor het personeel in sommige administratieve overheidsdiensten. Daar kan men zich afvragen of het nog nodig is laaggeschoolden die met pensioen gaan stelselmatig te vervangen door nieuwe laaggeschoolden. Het gebruik van e-mail moet de taken van een aantal bodes intussen toch al overbodig hebben gemaakt

Het is echter een illusie te denken dat wij als politici de kennis in pacht hebben om te bepalen waar die efficiëntiewinsten precies te vinden zijn. Het zijn de leidinggevende ambtenaren die dat het best weten. Zij weten ook welke investeringen in opleiding, ICT of gebouwen of welke wetswijzigingen daartoe nodig zijn.

In die zin is het hoog tijd dat de regering de hand uitsteekt naar de leidinggevende ambtenaren en met elk van hen een efficiëntieplan afspreekt voor de periode 2010-2015. Daarin moeten niet alleen afspraken komen over efficiëntiewinsten, maar ook over de daarvoor benodigde middelen. Het halen van de efficiëntiedoelen moet ook een belangrijk deel uitmaken van de evaluatie van de leidinggevenden.

In Engeland is men al jaren bezig met die oefening. Daar werden concrete afspraken over efficiëntiewinsten al in 2004 vastgelegd in het Gershon-rapport. De opvolging en evaluatie gebeurt door de Nationale Auditdienst. Dat dat geen overbodige luxe is, blijkt uit het feit dat zij in hun tweede voortgangsrapport (februari 2007) concluderen dat van de 13,3 miljard pond (14,5 miljard euro) aan gerapporteerde efficiëntiewinsten er 3,1 miljard pond (3,4 miljard euro) hoogst twijfelachtig is.

Een dergelijke onafhankelijke screening is dus van het grootste belang. Anders ontstaat vrijbuitersgedrag waarbij sommige overheidsdiensten efficiëntiewinsten groter voorstellen dan ze in werkelijkheid zijn. Enkel met behulp van objectieve audits kunnen efficiëntieplannen resultaat opleveren.

Laat ons dus zo snel mogelijk beginnen met efficiëntieplannen waarvan de correcte uitvoering wordt opgevolgd door auditdiensten. De komende generaties zullen er wel bij varen.

Guido De Padt

Met als titel “zeg niet “besparingen”, zeg liever efficiëntiewinsten” stelt Prof. J De Caluwe (filoloog) in de krant “de Morgen” van 29 september dat we meer en meer last krijgen van “verhullend politiek taalgebruik”.
“Vergrijzing” werd “verzilvering” en “laaggeschoold” heet voortaan “kortgeschoold”. Prof. De Caluwe vergeet evenwel te melden dat dit geen typisch politiek fenomeen is. De boerenknecht noemt sinds lang “agrarisch medewerker”en de poetsvrouw is sinds geruime tijd een “sanitaire helpster”.
Emancipatorische gevoelens en de evoluties in het internationaal vakjargon hebben hier ongetwijfeld mee te maken.
Kris Peeters, de Vlaamse Minister-President, wil de term besparingen vermijden en heeft het dus liever over efficiëntiewinst, aldus de professor.
De negatieve connotatie rond en met betrekking tot dit begrip binnen de overheid wordt door dergelijke uitspraken in leven gehouden en versterkt.
Evenwel volledig ten onrechte. Wat is er immers mis mee als een bedrijf of de overheid even goed wenst te presteren doch met minder middelen of beter wenst te presteren met dezelfde middelen en zelfs beter met minder middelen ? Waarom zou een overheidsdienst haar werkprocessen niet in vraag mogen stellen om doelmatiger en dus misschien ook wel goedkoper te kunnen werken ?
En uiteraard is de term efficiëntiewinst afkomstig uit de managementscultuur, maar ook daar is niets mis mee.
De filoloog zoekt evoluties,relaties en duiding met betrekking tot het gebruik van “synoniemen”zoals daar zouden zijn “besparing-sanering-snoeien” e.d..
Wij als overheid, en in het bijzonder als regeringscommissaris voor een efficiënte overheid zoeken methodes om de risico’s binnen het overheidshandelen te detecteren en met behoud van dezelfde input op vlak van personele middelen, werkingsmiddelen en investeringen nog betere en performantere resultaten te boeken. Dit zijn nu net efficiëntiewinsten en hier is de link met botweg besparen totaal imaginair !
Als we uitgaan van de terechte premisse dat de overheid er is voor de burger, zoals de aarde draait rond de zon, dan zijn alle inspanningen die erop gericht zijn de overheid zuiniger,doeltreffender en doelmatiger te laten functioneren,heilzaam voor de burger en de samenleving.
Het streven naar efficiëntiewinsten is aldus zowel een middel als een doel.