Op 17 juli 2009 is dhr Guido De Padt aangesteld als Regeringscommissaris voor de interne audit van de federale overheid. Tot zijn opdracht behoren ondermeer de oprichting van het Auditcomité van de federale overheid, het procesmatig uittekenen van de voorbereiding, opstart en tijdspad voor de invoering van de interne auditactiviteiten in de federale en programmatorische overheidsdiensten (FOD‘s en POD‘s) en in de parastatale instellingen van het type A, alsook de overgang begeleiden van de huidige ex ante controle van de overheidsuitgaven naar een ex post controle op basis van deugdelijke systemen van interne risicobeheersing en interne audit.
De idee van invoering van interne risicobeheersing en interne audit binnen de federale overheid is echter niet nieuw. Zij vormen het sluitstuk van de in 1999 opgestarte Copernicushervorming, die de ambitie had meer autonomie en responsabilisering van het overheidsmanagement en van het ambtenarenkorps in het algemeen te bewerkstelligen. Government Governance werd meer dan het zich beperken tot het louter uitvoering geven aan wetten en reglementen. Voortaan diende een deugdelijk Government Governance ook om de overheidsdiensten te sturen, te beheersen en er toezicht op te houden. De efficiënte realisatie van de strategische en operationele doelstellingen en de verantwoording van de behaalde resultaten werden hierbij de kernbegrippen. Beheersing van de overheidsprocessen via een doorgedreven interne controle en risicobeheersing is hierbij dan van essentieel belang. Vanuit die filosofie ontstond de nood aan een meer gestructureerde doorlichtingsmethodologie en werd in de periode 2001 – 2002 de oprichting van stafdiensten Interne Audit reglementair vastgelegd en zou per departement een Auditcomité opgericht worden. Hun oprichting bleef echter in overgrote mate dode letter.
Met de publicatie in 2007 van de koninklijke besluiten “Auditcomité“, “Interne Auditactiviteiten” en “Interne Controle” is dan de basis gelegd voor een doorstart en werd het landschap terzake ook enigszins hertekend. Zo werd het toepassingsgebied van de interne audit uitgebreid tot de FOD’s, de POD’s, het Ministerie van Landsverdediging en een aantal parastatalen van categorie A (FAVV, Fedasil, PDOS, FAGG, Regie der Gebouwen), en werd in de plaats van een Auditcomité per overheidsdienst voorzien in de oprichting van één centraal Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO) waaraan de verschillende Interne Auditdiensten dan dienen te rapporteren. Zelf legt het Auditcomité van de Federale Overheid rechtstreeks verantwoording af aan de Ministerraad.
Dat voor het op gang brengen van interne risicobeheersing en interne auditactiviteiten koninklijke besluiten nodig zijn, toont wellicht aan dat de noodzakelijke cultuuromslag die deugdelijk bestuur veronderstelt, lang nog geen evidentie is en er m.a.w. nog heel wat werk voor de boeg ligt, de enkele uitonderingen niet te na gesproken uiteraard. Dit heeft ongetwijfeld te maken met het feit dat bij velen de notie van audit nog steeds negatief geconnoteerd is, zeker wanneer deze in verband wordt gebracht met interne controle. Dit laatste doet namelijk dan weer te veel denken aan evaluatie van het eigen kunnen. Niets is echter minder waar. Het is dan ook van het grootste belang dat de interne controle- en auditactiviteiten binnen de juiste context van het overheidsfunctioneren worden geplaatst, met name als managementtools voor de leidende ambtenaren (een partner in management dus) en niet als evaluatietools tegen diezelfde ambtenaren. In die zin is interne risicobeheersing een correctere benaming voor interne controle, namelijk als (management)instrument dat ertoe bijdraagt de overheidsorganisatie (nog) beter in de hand te houden. De interne auditactiviteiten dienen dan weer als monitoring voor het management om zich ervan te verzekeren dat de ingevoerde maatregelen van interne risicobeheersing voldoende zijn, zodat de vooropgestelde doelstellingen zonder noemenswaardige problemen gehaald zullen kunnen worden. Daarbij hoeft interne audit niet uitsluitend aan het einde van een proces tussen te komen. Ook bij het begin van een proces kan interne audit zijn rol spelen. Uiteraard kan dit dan niet onder de vorm van audit in de strikte zin van het woord, zoniet riskeert de auditor zowel rechter als partij te zijn. Het tussenkomen aan de voorkant van een proces dient dan meer om mogelijke alternatieven te formuleren, waaruit het management of de projectleider dan een gefundeerde keuze kan doen.
In ieder geval is één zaak duidelijk: binnen de overheid dient audit zijn bestraffend imago van zich af te gooien, en zijn rol van analyse en aanbeveling voor het management volwaardig op te nemen. Is dit immers niet waar het uiteindelijk om draait, namelijk ervoor zorgen dat via een maximale risicobeheersing de dienstverlening aan de burger, de klant zo men wil, op een zo transparant, integer, kwaliteitsvol, doeltreffend en doelmatig mogelijke manier verleend wordt. Dat de Regering hiervoor een uitdrukkelijk mandaat aan de Regeringscommissaris heeft verleend, onderstreept enkel het belang dat hieraan gegeven wordt.
De belangrijkste uitdagingen op korte termijn zijn niet onaanzienlijk. In eerste instantie dient werk te worden gemaakt van de oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid. Het Auditcomité fungeert als adviesorgaan van de Ministerraad en licht deze in over de betrouwbaarheid van de interne risicobeheerssystemen die in de departementen worden gehanteerd om de doelstellingen van de Regering te bereiken. Tegelijkertijd waarschuwt het Comité als het meent dat de informatie die de overheidsdiensten produceren of verspreiden, het beslissingsproces op het niveau van de federale Regering vervalst en als het meent dat hun financiële en beheersinformatie geen getrouw beeld geeft van de toestand of dat de heersende normen niet nageleefd worden. Hiertoe zal het Auditcomité zich baseren op de interne auditactiviteiten die binnen de overheidsdiensten zijn uitgevoerd. Het waarborgt met andere woorden de onafhankelijkheid, de doeltreffendheid en de kwaliteit van de interne auditactiviteiten en ziet erop toe dat de aanbevelingen binnen de gepaste tijd en op het geëigende niveau worden genomen.
Van het grootste belang is dat het Auditcomité zijn opdrachten zo uitoefent dat het bijdraagt tot het deugdelijk bestuur (good governance) van de overheidsdiensten en tot de versterking van de controleketen en de beheersing van de risico’s binnen diezelfde departementen.
Het lijdt tenslotte geen twijfel dat één van de sleutelfactoren voor het slagen van het Auditcomité is dat het kan functioneren in een sfeer van onafhankelijkheid, objectiviteit, ervaring, expertise en beschikbaarheid. Hiertoe onderschrijft het Auditcomité dan ook de internationale beroepsnormen die erkend zijn inzake interne auditpraktijk.
Vervolgens zullen in de verschillende overheidsdiensten de interne auditactiviteiten opgestart dienen te worden. Hiertoe zal in overleg met de Voorzitters vooreerst een noodzakelijke en taboeloze inventarisatie dienen te gebeuren van de huidig reeds aanwezig zijnde auditpraktijken en zal een concrete tijdslijn afgesproken moeten worden. Belangrijk in deze fase is eveneens de bewustwording dat interne risicobeheersing en interne audit partners in management (moeten) zijn. Tegelijkertijd dient gestreefd te worden naar maximale efficiëntiewinsten. Anders geformuleerd: waar kan met minder of een efficiëntere inzet van middelen moet een even goede, zoniet (ver)beter(d)e dienstverlening aan de burger aangeboden worden. In die zin is het vandaag hoog tijd dat de Regering de hand uitsteekt naar de leidinggevende ambtenaren van de verschillende overheidsdiensten en met elk van hen een efficiëntieplan afspreekt. Hierin zouden niet enkel afspraken gemaakt moeten worden over de te realiseren efficiëntiewinsten, maar evenzeer over de middelen die bij aanvang nodig zouden zijn om deze efficiëntiewinsten te realiseren. Het halen van de overeengekomen efficiëntiedoelstellingen zou overigens een belangrijk onderdeel moeten uitmaken van de evaluatie van de leidinggevenden. Het Regeringscommissariaat zal hiertoe de efficiëntieplannen helpen onderbouwen door het aanreiken van adequate meetinstrumenten en –methodes en met duidelijke afspraken die vervolgens verder opgevolgd worden door objectieve auditdiensten. Niet onbelangrijk is dat hierbij tevens een diepgaande reflexie gevoerd moet worden omtrent de rol die de ex ante controle, zoals die vandaag door de Inspectie van Financiën uitgeoefend wordt, hierbij nog speelt of zou kunnen spelen. Voorafgaande voorwaarde lijkt in ieder geval te zijn dat een verschuiving van een ex ante naar een ex post controle pas kan indien de overheidsdiensten beschikken over een degelijke risicobeheersing en een goed uitgebouwde interne audit.
Een volgend bijzonder aandachtspunt in het implementatieproces van de interne auditactiviteiten is de noodzaak aan voldoende personele competenties en middelen. Zoals zovele andere activiteiten staat of valt de kwaliteit van de output van de uitgevoerde auditactiviteiten met de aan- of afwezigheid van de nodige competenties. Een degelijke opleiding, een professionele omkadering en voldoende doorgroeiperspectieven voor de interne auditoren zijn hier met andere woorden van essentieel belang.
Tenslotte zal het Regeringscommissariaat ook een taak als transversale auditor op zich nemen. Meer dan ooit is immers in tijden van budgettaire orthodoxie nood aan introspectie van de eigen uitgaven. Niet om blindelings te snijden, maar wel om op een manageriaal verantwoorde wijze de middelen zo efficiënt en risicoloos mogelijk aan te wenden.
De uitdagingen zijn dus groot, maar de efficiëntiewinsten die het met zich mee kan brengen, zijn zo mogelijk nog groter: voor de burger-belastingbetaler wiens dienstverlening efficiënter wordt, voor de ambtenaar wiens uitgevoerde werk naar waarde geschat kan worden, voor de leidinggevenden die de zekerheid hebben dat hun organisatie op doeltreffende wijze gestuurd en beheerd wordt, en tenslotte ook voor het imago van de overheidsdiensten zelf.
